Обработка документов

Документооборот — одна из самых трудоёмких и подверженных ошибкам областей в любом бизнесе. Средняя компания обрабатывает тысячи документов ежемесячно: входящие счета, договоры, акты выполненных работ, товарные накладные, заявления сотрудников. Каждый документ требует ручного ввода данных в учётные системы — 1С, CRM, ECM.

Ошибки при ручном вводе — это не просто неудобство, а прямые финансовые потери. Неверно введённый номер счёта задерживает оплату, опечатка в сумме приводит к расхождениям в бухгалтерии, а пропущенный срок действия договора создаёт юридические риски. По статистике, ручной ввод данных даёт 2-5% ошибок, а стоимость исправления одной ошибки может достигать нескольких тысяч рублей.

Дополнительная проблема — отсутствие прозрачности. Документ может «зависнуть» на согласовании у одного из руководителей, и никто в компании не знает его текущий статус. Сроки нарушаются, контрагенты недовольны, а бухгалтерия вынуждена искать потерянные документы вручную.

После извлечения и валидации данных система автоматически маршрутизирует документ по заданным бизнес-правилам. Входящий счёт до 100 000 рублей отправляется на согласование руководителю отдела, свыше — финансовому директору. Договор проходит через юридический отдел, службу безопасности и ответственного менеджера.

Каждый участник процесса согласования получает уведомление в удобном канале: email, Telegram, push-уведомление в мобильном приложении. Система отслеживает SLA по каждому этапу и автоматически эскалирует задержки: если документ не согласован в срок, уведомление получает вышестоящий руководитель.

После согласования данные автоматически выгружаются в целевые системы: проводки формируются в 1С:Бухгалтерии, карточка сделки обновляется в CRM, оригинал документа сохраняется в ECM-системе с полными метаданными. Весь процесс от получения документа до его проведения в учётных системах занимает минуты вместо дней.